書類の整理方法が知りたい
書類がたくさんあると、どこに何があるのか分からなくなってしまい、探すのも諦めてしまいがちです。でも、書類をきれいに整理できれば欲し書類がすぐに見つけられ、仕事の時間を短縮できたり、家での家事の時間も増やすことができます。
今回は書類のまとめ方についてさまざまな方法をご紹介していきます。まとめ方や保管方法を知り、便利な生活空間を作って行きましょう！
書類の整理術をお伝えする前に
必要のないものは処分しよう
書類の整理術の前に、お伝えしておくことがあります。仕事で使う書類や、子どもの学校で使っている資料の中には、必要のない書類が入っていることもあると思います。
必要のない紙の書類があれば、その分ファイルをするスペースが増えますし、探す手間が増えてしまう結果に。まずは資料には一通り目を通し、必要のない資料と必要なものに仕分けるようにしましょう。
書類の整理はまとめることから
必要な書類だけを集めたら、今度はそれを項目ごとにまとめていきましょう。同じ項目が同じ場所にあることで、カテゴリー別にファイリングすることができます。
仕事ではもちろんのこと、家で使う電化製品の書類や学校の手紙なども全部一緒になっていたら探すのが大変です。項目ごとにファイリングして、さらに探しやすく保管できるようにしていきましょう。
書類の整理術・収納方法をご紹介
それではさっそく、書類の整理術についてご紹介していきます。一つ目は書類の収納方法についてです。書類整理にはおなじみのクリアホルダーやクリアファイルなどを利用したきれいな書類のまとめ方やファイリングの方法を実例を交えてご紹介します。アイテムを上手に使った方法をたくさんご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
書類の整理術・収納方法①クリアホルダー
紙の書類はまとめてクリアホルダーに
書類のまとめ方ですが、書類を同じ項目でまとめた場合ファイルホルダーを利用していきましょう。クリアホルダーには絵が描かれたものもありますが、仕事で使うものには透明タイプのものを使うことをおすすめします。
もちろん、かわいい絵を使ってもいいですが、分かりやすく書類をまとめるのであれば同じ種類のクリアホルダーを使った方がいいでしょう。
クリアファイルを三つ入れて書類の仕分けもできる
クリアホルダーのまとめ方ですが、書類を一つずつ入れている人が多いのではないでしょうか。でも、クリアホルダーは一つずつ入れるだけではありません。
写真のようにクリアファイルの中にクリアファイルを入れていけば、そのまま書類の仕分けをすることもできます。もちろん、紙の資料が多い場合はできませんが、少量の資料であれば便利に使えます。
クリアホルダーに名前テープを貼る
クリアホルダーをさらに使いやすくする方法は、ファイルホルダーに直接名前シールを貼ることです。クリアホルダーに名前を貼ることで何が入っているのかが一目瞭然ですし、紙を仕分ける時にも便利に使えます。
クリアホルダーに分かりやすく名前を付ける場合、テプラなどを利用してもいいですし、100均などに売っているシールやクリアフォルダーに直接書いてもOKです。
クリアホルダーをファイルするクリアファイルストックホルダー
こちらは、スリーコインズに売っているというクリアファイルストックホルダーです。クリアホルダーは、A4より大きなサイズになっているので、クリアホルダーをそのままファイルなどにしまうことはできません。
そんなときはクリアホルダーごとファイルできる、このクリアファイルストックホルダーを使えばすっきりとまとめることもできます。
書類の整理術・収納方法②クリアファイル
クリアファイルはすぐに書類を見たいときにおすすめ
つぎの書類のまとめ方ですが、クリアファイルを使った方法です。クリアファイルは一枚一枚透明の袋が付いているので、紙の書類をそのままファイルしていくことができます。これは資料を頻繁に見るという場合に便利です。見る機会が多い書類をクリアホルダーに入れてしまうと、中から取り出すのが大変という場合に便利です。
クリアファイルを揃えて
もし、資料が増えてクリアファイルを増やしたい。または家の本棚にクリアファイルを並べたいという場合には、綺麗に整理できるように同じ種類のクリアファイルで揃えた方がいいでしょう。
同じ種類のファイルで揃えることできれいに並べられますし、ファイル自体に名前を付けて置けばすぐに取り出すことも可能です。また、色を変えることですぐに取り出しもできます。
書類の整理術・収納方法③書類用ファイル
紙のファイルは安くて経済的！
ファイルを買うとなっても、クリアファイルのタイプだと意外にお金がかかります。そんな時は紙タイプのフラットファイルを購入するといいでしょう。
仕事ならまだしも、家で使うファイルにはあまりお金を掛けたくないという場合に使えます。紙ファイルは安いですし、色も種類があるので資料別に色を変えることもできます。名前シールを貼れば、分かりやすく整理もできます。
背幅が伸びるファイルは書類が増えていく場合に便利
家で使っている電化製品のファイリングをしているという方や、学校の手紙をファイルしているという方もいるのではないでしょうか。その場合、電化製品を買い足すと資料が増えますし、学校の手紙もどんどん増えてきてしまいます。
もちろん処分することも大切ですが、増える資料にはこの伸びるファイルが便利です。こちらは1000枚もの資料を収容できるタイプ。必要数に応じて、ファイルを選んでください。
書類の整理術・収納方法④ファイルケース
ファイルケースにまとめて入れる
クリアホルダーに書類を入れても足りない場合がありますね。そんなときは100均でも手に入るクリアケースを使うと便利です。多くなった資料をクリアホルダーから取り出し、まとめて入れることができます。
ファイルケースには色も種類がありますし、大きさも種類がそろっています。書類をある程度まとめて入れたいという場合はファイルケースを利用するといいでしょう。
学校の手紙もファイルケースで分かりやすくファイリング
学校の手紙は、写真のように卒業まで取っておくもの、一年間だけ使うものとバラバラにもらうもの。それを同じ場所にファイルしてしまうと、間違って捨ててしまったり必要のないものをずっとファイリングしていたという結果になりかねません。
ファイルケースで分けて置くことで、短時間でファイリング可能ですし、見やすく整理することができます。
インデックス付きの便利なファイルケース
100均のファイルケースには種類がたくさんあります。写真のようにインデックスが付いたタイプの書類ケースもあるので、この場合は中でさらに仕分けることができます。
少ない資料を項目別にしまいたいという時に使えるアイテムです。このアイテムはさらに色別に分けられているので、さらに仕分けがしやすくなっています。そのまま持ち運びもできるので、便利です。
100均のフォルダーインバッグが使いやすい！
こちらはセリアのフォルダーインバッグという商品です。こちらも先ほどご紹介したものと同じようにカテゴリーごとに分けられるのですが、さらにカテゴリーごとにポケットになっていて取り出しも便利になっています。
少量の資料をカテゴリーごとに分けて入れたいという場合は取り出しも便利なこのフォルダーインバッグを使ってみてはいかがでしょうか。100円なので安いですし、便利に使えます。
書類の整理術・収納方法⑤インデックス
ファイル＋インデックスでさらに見やすく
クリアホルダーも、そのままにしておけば何が入っているか分かりません。クリアホルダー自体に名前を付けてもいいのですが、写真のようにインデックスを貼っておけばすぐに取り出すこともできます。
インデックスシールは100均でも売っています。インデックスシールだけでも、種類はたくさんあります。書類をさらに見やすくするために、便利なインデックスを活用しましょう。
フィルム付箋で紙にインデックスを付ける
書類を紙のままファイルした場合、たくさんの資料があると分かりずらくなります。インデックスを付けようと思っても、書類が多すぎるとインデックスを付ける作業も大変になります。でも、そんなときは付箋タイプのインデックスを使うとすぐに取り付けられて便利です。しかもこのタイプはクリアタイプなので、下の文字が隠れません。
書類の整理術・収納方法⑥たばねる
ダブルクリップでまとめる
書類のまとめ方は他にもあります。こちらはダブルクリックを使った方法です。ダブルクリップは100均でも売っていますし、大量に入っているので便利。ある程度の資料の厚みがある場合に資料をまとめて束ねることができます。ダブルクリップの色違いを利用すれば、書類のカテゴリーごとに紙をまとめて行くことも可能です。
ガチャ玉でかわいく書類整理
こちらもダブルクリップと同じように書類を数枚まとめてクリップすることができます。シンプルなタイプもありますし、写真のように可愛いタイプもあるようです。仕事ではシンプルなタイプがおすすめですが、家で使う場合は可愛いものを使ってもいいですね。書類整理も楽しくなりそうなアイテムです。
たばねるバンドで色別仕分け
こちらは、たばねるバンドという商品です。バンドタイプになっていて、色がピンク、オレンジ、グリーンと三色あるようです。
ファイルが全部同じ色である場合に、ファイル自体に名前を付けておいてもいいのですがその場合は名前を見ないと分かりません。色で分ければすぐに取り出せますし、バンドでまとめることで紙がバラバラとせずにスッキリ整理できます。
書類の整理術・保管方法をご紹介
さて、書類の収納方法についてまとめてきましたが、次は保管方法についてご紹介していきます。ファイリングした書類をどのように整理すれば分かりやすくきれいに保管できるのでしょうか。仕事ではもちろん、家での保管にも使えるアイデアなのでぜひ参考にしてください。
書類の整理術・保管方法①ファイルボックス
無印のファイルボックスにファイルケースごと入れる
ファイルケースに資料を入れたとしても、棚などにしまった場合きれいに保管できないときもあるでしょう。そんな時はファイルボックスが便利。仕分けした資料を、さらに項目別にファイルボックスに入れることができます。ファイルボックス自体に名前を付けておけば、すぐに取り出しができるようになります。
立てて入れるとすぐに取り出せる
ファイルボックスは上から入れるという人が多いと思いますが、横にして入れるとすぐに資料を取り出すことができます。ファイルボックスの使い方も一つだけではありません。
取り出しやすくしたい場合は横にして入れ、中身が見えないように入れたい場合は上から書類を入れるように棚に収納していきましょう。どちらを優先するのかは人それぞれ。使いやすさ、収納のきれいさのどちらを優先するかを考えて整理してください。
無印の持ち手付きファイルボックスは持ち運びにも便利
無印良品「ポリプロピレン持ち手付きファイルボックス」で片付け癖をつける！ https://t.co/tEqdvmxTOS pic.twitter.com/UOlGZFhkpz
— すし (@SUSHI_MAGAZINE_) September 14, 2017
こちらの無印の持ち手付きファイルボックスは、ファイルボックス自体に持ち手が付いているので持ち運びができるようになっています。
仕事場で使う資料を入れて会議に持ち運ぶことができますし、終わったら棚にしまうこともできます。家でも持ち運んで使うことの多い資料を入れておくと、そのまま持って二階に上がったりしやすいので便利です。
書類の整理術・保管方法②インデックス
インデックスは保管にも便利
ファイルボックスに書類を保管しておく場合も、インデックスがあれば見やすく仕分けることができます。資料をファイルボックスに入れた場合、そのままだと資料をより分けて必要なものを探す必要があります。インデックスを付けておけば、すぐに取り出せますし、しまう場合もすぐにどこにしまうかが分かって時短にもつながります。
インデックスはずらして貼る！
インデックスを自分で貼る場合は、ずらして貼っていくと前から見ても何が入っているのかがすぐに分かります。項目別に分けて入れる場合、やはりインデックスが貼ってあった方がすぐに取り出せますね。
家にある資料ならインデックスは必要ないという方もいると思いますが、案外家事にも多くの時間が使われています。インデックスを付ければ素早く探せるので、その分自由な時間を増やすこともできます。
セリアの個別フォルダー
こちらはファイルボックスに入れられる個別フォルダーだそうです。セリアで取り扱っている商品で、白と黒があります。色別でインデックスが分けられればそれだけで仕分けもしやすくなります。資料はファイルボックスに入れて終了ではありません。インデックスで細かく分けることで、より使いやすい保管ができます。
ダブルクリップもインデックスになる
次に、まとめ方でご紹介したダブルクリップですが、これも名前を付けることでインデックスのような使い方ができます。ダブルクリップを使えば、必要な書類をまとめて取り出すことができるので便利です。
書類のまとめ方にはダブルクリックを使ったりファイルホルダーを使う方法などいろいろありますが、使いやすい方法を選んで整理してみてください。
書類の整理術・保管方法③ハンギングホルダー
ファイルボックスの仕分けに便利なハンギングホルダー
無印のハンギングホルダーという商品をご存知でしょうか。ハンギングホルダーは、ファイルボックスにそのままひっかけて使うアイテム。中に入っているインデックスを付ければ資料がすぐに取り出せます。
このホルダーは、ファイルのように開けるようになっているので、そこに資料をまとめて入れることができます。ハンギングホルダーはゴミ袋の仕分けにも便利。ぜひ活用してください。
取り出しも楽にできるハンギングホルダー
ハンギングホルダーに入れた書類をファイルボックスに引っ掛けて使えるので取り出しにも入れるのにも便利に使えます。無印のハンギングホルダーは特に、おしゃれですし備え付けのインデックスを自由に取り付けられるのでおすすめのアイテムです。
ファイルボックスを使っているけど、もう少し便利に収納したいと考えているならハンギングホルダーを使ってみるといいかもしれません。
書類の整理術・保管方法④トレー
木製トレーでおしゃれに保管
トレーを使った書類の保管方法もあります。これは書類をそのままトレーに入れることができるので、いちいちきれいに整理するのが大変だという方にも使っていただけます。
どこに何が入っているのか分かるように名前を付けるとより使いやすくなります。トレーを使えば、すぐに取り出しができるので、机の上に置いてすぐに使いたい場合に便利です。
壁に取り付けるタイプのトレー
こちらはIKEAの商品「ウォール新聞ラック」だそうです。こちらもすぐに取り出したい資料を保管する場合に便利。壁に取り付けられるので、棚などを使用せずコンパクトに保管しておくことができます。こちらの写真では、PPシートとダブルクリップを利用して書類を取り出しやすいように工夫をしています。
書類の整理術・保管方法⑤引き出し
引き出しに入れてきれいに保管
こちらはA4サイズの引き出しです。5つあるので5種類の項目に分けて資料を保管しておくことができます。引き出しにはやはり、名前を書いておいた方が分かりやすいでしょう。引き出しのあるレターケースは、資料保管にも使えます。引き出しの数も種類があるので、必要なタイプを探して使ってみてください。
書類がたくさんあってしょうがない！という方は
資料がたくさんあって棚に保管するのも大変だ。すぐに使えるように手元に置いておきたいという場合に便利な商品。キャビネット自体が書類を入れられるようになっていて、そこにハンギングホルダーを利用して書類を保管していきます。仕事でたくさん資料を使うという方におすすめのアイテムです。
まとめ
今回は書類の整理術について、書類のまとめ方、収納方法や保管方法についてご紹介してきましたがいかがだったでしょうか。
アイテムを上手に利用することで、見やすく取り出しも便利なファイリングができるというのが分かっていただけたのではないでしょうか。仕事場ではもちろん、家でも上手にファイリングして、すぐに取り出せる工夫をしてみてください。
100均ファイルボックスの使い方が気になる方はこちらもチェック！
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